Seit dem 1. Januar 2025 ist der Versand von personenbezogenen Gesundheitsdaten per Fax in Österreich untersagt. Das legt die Novelle des österreichischen Gesundheitstelematikgesetzes fest. Diese Änderung ist sinnvoll und zeitgemäß – stellt aber dennoch viele medizinische Einrichtungen vor die Herausforderung, ihre Kommunikation umzustellen. Obwohl der Stichtag bereits länger bekannt ist, müssen viele Organisationen nun kurzfristig ihre Prozesse anpassen. Ohne einheitliche Lösung sind sie dabei auf sich allein gestellt. Sie stehen vor Unsicherheiten und gehen beim Versuch, selbst schnelle Übergangslösungen zu finden, rechtliche Risiken ein.
Welche Herausforderungen das Faxverbot für das österreichische Gesundheitswesen konkret bringt und was medizinische Einrichtungen jetzt unternehmen sollten, haben wir in diesem Artikel zusammengefasst – inklusive Checkliste für die nächsten Schritte.
Die Herausforderungen des Faxverbots
Faxgeräte sind nach wie vor ein weit verbreitetes Kommunikationsmittel im Gesundheitswesen. Sie wurden jahrzehntelang genutzt, um Befunde, Arztbriefe und Patientendaten schnell und unkompliziert auszutauschen. Das Problem: Das Fax ist nicht DSGVO-konform – und damit schon lange nicht mehr zeitgemäß. Deshalb wird es jetzt abgelöst.
Das dafür erlassene Faxverbot in Österreich hat im Gesundheitswesen für ordentlich Chaos gesorgt. Viele medizinische Einrichtungen haben bisher aus Gewohnheit an der veralteten Technologie festgehalten. Dort sind jetzt Verzögerungen und ein erhöhter Verwaltungsaufwand an der Tagesordnung. Befunde und ähnliche Unterlagen werden teils physisch auf USB-Sticks per Bote oder Rettungswagen transportiert. In manchen Fällen kommt als Notlösung zwischendurch sogar das Fax wieder zum Einsatz.
Das sind die zentralen Herausforderungen kurz zusammengefasst:
- Kommunikationsprobleme und Verzögerungen: Da viele Gesundheitseinrichtungen nicht rechtzeitig auf kompatible digitale Systeme umgestellt haben, entstehen starke Kommunikationsprobleme. In einigen Fällen werden Befunde und andere medizinische Dokumente per Post verschickt oder sogar physisch per Taxi oder Rettungsdienst transportiert. Diese Notlösungen führen zu Verzögerungen in der Patientenversorgung und sind teuer.
- Technische Hürden: Die neuen digitalen Lösungen müssen mit den bestehenden IT-Infrastrukturen der Krankenhäuser und Ordinationen kompatibel sein. Ist das nicht direkt gegeben, erschwert das den digitalen Datenaustausch. Einige Einrichtungen sehen sich deshalb aktuell gezwungen, trotz des Verbots weiterhin Faxgeräte zu nutzen.
- Akzeptanz und Schulungsaufwand: Viele Mitarbeiter im Gesundheitswesen, insbesondere ältere Fachkräfte, sind an das Fax gewöhnt. Digitale Lösungen empfinden sie im Vergleich dazu als eher kompliziert in der Handhabung. Das führt zu Unsicherheiten und erhöhtem Schulungsbedarf beim medizinischen Personal.
- Organisatorische und finanzielle Belastungen: Auf neue Kommunikationswege umzustellen, erfordert neben technischen Anpassungen auch finanzielle Investitionen. Viele Einrichtungen sehen sich mit hohen Kosten für neue Software und Schulungen konfrontiert.
Zusätzlich zieht sich ein zentrales Problem durch alle Bereiche: In den Häusern werden auf der Suche nach Fax-Alternativen immer mehr Einzellösungen für den digitalen Datenaustausch angeschafft, die nicht miteinander kompatibel sind. Das führt zu einem Flickenteppich an Technologien, der es schwer macht, Daten reibungslos auszutauschen und eine effektive, einheitliche Lösung umzusetzen.
Was ist jetzt zu tun? Checkliste für medizinische Einrichtungen
Angesichts dieser Herausforderungen zählt jetzt schnelles, aber durchdachtes Handeln. Wer zu lange zögert, gefährdet reibungslose Abläufe und die sichere Patientenversorgung.
Die folgenden Schritte helfen Kliniken, Laboren, Versicherungen und Ordinationen, die Umstellung auf eine datenschutzkonforme Alternative zur Befundübermittlung per Fax zu meistern:
1. Bestehende Kommunikationswege analysieren
Zuerst sollten Verantwortliche alle aktuellen Faxnutzungen dokumentieren:
- Welche Dokumente wurden bisher per Fax versendet?
- Wer sind die Hauptempfänger (andere Arztpraxen, Kliniken, Labore, Versicherungen)?
- Welche IT-Infrastrukturen sind bereits vorhanden und könnten genutzt werden?
Diese Bestandsaufnahme hilft, den tatsächlichen Bedarf zu verstehen und eine individuelle Strategie für die Umstellung zu entwickeln.
2. Eine sichere digitale Lösung wählen
Nicht jede medizinische Einrichtung, Ordination oder Klinik hat dieselben Anforderungen. Entsprechend bieten sich verschiedene digitale Lösungen für den sicheren Datenaustausch im Gesundheitswesen an – von verschlüsselten E-Mails über spezielle Gesundheitsmessenger bis hin zur integrierten Plattform.
Eine moderne Fax-Alternative sollte die unterschiedlichen Bedürfnisse berücksichtigen – von Patienten, die ihre Gesundheitsdaten sicher übermitteln möchten, über Praxisteams, die mit möglichst wenig Aufwand arbeiten wollen, bis hin zur IT, die eine reibungslose Integration anstrebt.
Welche Alternative passt zu wem?
- Kleine Praxen und Labore: Verschlüsselte E-Mails ermöglichen eine schnelle, DSGVO-konforme Kommunikation ohne große IT-Anpassungen. Zertifikatsbasierte Arten der E-Mail-Verschlüsselung, z. B. S/MIME, können hier allerdings kompliziert und für einige Nutzer unzugänglich sein, da Sender und Empfänger die passenden Zertifikate und Infrastrukturen brauchen.
- Mittlere und große medizinische Einrichtungen: Krankenhäuser, Labore und größere Gesundheitsdienstleister profitieren von integrierten Lösungen mit Schnittstellen zu Krankenhausinformationssystemen (KIS) oder Praxisverwaltungssystemen, die ihnen das Leben leichter machen. Digitale Plattformlösungen wie FTAPI lassen sich nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe einbinden und bieten zusätzlich die Möglichkeit, Prozesse zu automatisieren und sichere Workflows aufzubauen, die den administrativen Aufwand reduzieren
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Tipp: Wer eine kurz- und langfristig sinnvolle Lösung sucht, sollte auf Plattformen setzen, die über reine E-Mail-Sicherheit hinausgehen, sich flexibel in bestehende IT-Strukturen integrieren lassen und mit den Anforderungen des Gesundheitswesens wachsen können.
3. Schnelle Umsetzung statt langer Übergangsphasen
Da das Faxverbot bereits in Kraft ist, sollten medizinische Einrichtungen zügig handeln. Digitale Lösungen sind dabei meist kurzfristig einsatzbereit. Die Umstellung sollte aber natürlich trotzdem durchdacht und angepasst an die Bedürfnisse und den IT-Kenntnisstand des Personals erfolgen, um technische oder organisatorische Probleme zu verhindern.
Das heißt zum Beispiel:
- Mitarbeiter sollten parallel für DSGVO-konforme Kommunikation und die neuen Datenschutzanforderungen sensibilisiert und geschult werden – zum Beispiel mit Trainingsvideos, FAQs und internen Leitlinien.
- In größeren Organisationen kann es sinnvoll sein, zunächst bestimmte Dokumententypen oder die wichtigsten Abteilungen umzustellen, bevor das Fax vollständig abgeschafft wird.
- Auch nach der Umstellung sollte regelmäßig geprüft werden, ob die gewählte Lösung den Anforderungen tatsächlich gerecht wird. So lässt sich bei Bedarf schnell nachjustieren.
Ein geplanter, aber pragmatischer Umstieg innerhalb weniger Wochen ist mit einer digitalen Lösung durchaus realistisch – je nach Ausgangslage kann es aber auch länger dauern, bis die neue Lösung komplett integriert ist und von allen Mitarbeitern angenommen wird. Wichtig ist, jetzt mit der Umsetzung zu beginnen, um Engpässe und Verzögerungen zu vermeiden.
FTAPI: Sofort einsatzbereite Lösung für das Gesundheitswesen
FTAPI bietet eine flexible und pragmatische Lösung für den sicheren Datenaustausch – ohne lange Implementierungszeiten oder komplexe IT-Projekte. Ärzte und medizinische Fachkräfte können direkt auf einen verschlüsselten, DSGVO-konformen Datentransfer umsteigen. Zusätzliche Hardware, Kartenleser oder Zertifikate sind nicht notwendig und Ärzte sowie ihre Teams müssen sich nicht mit komplexer IT auseinandersetzen.
Die Plattform deckt verschiedene Szenarien ab:
- Direkter Versand aus dem Postfach: Krankenhäuser und Arztpraxen können Patientendaten sicher und Ende zu Ende verschlüsselt versenden – per Add-in direkt aus der gewohnten Outlook-Oberfläche oder über den Browser.
- Sichere Einreichung von Gesundheitsdaten: Externe Dienstleister und Patienten können ihre Daten einfach und sicher über FTAPI einreichen – auch wenn sie selbst keine spezielle IT-Infrastruktur haben; etwa wenn Labore oder Pflegeeinrichtungen Befunde oder Anträge abgeben müssen. Das funktioniert entweder in Form eines digitalen Briefkastens per E-Mail, mit der SubmitBox, oder über die Integration von Formularen auf der Website der Gesundheitseinrichtung.
- Integration bestehender Faxgeräte: Falls Organisationen noch auf klassische Faxgeräte angewiesen sind, können deren Scans automatisch digital verarbeitet und sicher weitergeleitet werden – ohne manuelle Zwischenschritte oder Medienbrüche.
Außerdem ist die FTAPI Plattform zukunftssicher: Ordinationen, Krankenhäuser und Gesundheitsdienstleister können damit nicht einfach nur E-Mails sicher verschlüsseln. Sie bekommen eine komplett integrierte Plattform für sicheren Datenaustausch, Automatisierung und Compliance, die mittelfristig die administrativen Aufwände in der Praxis reduziert.
FTAPI ist schon seit mehreren Jahren erfolgreich im österreichischen Gesundheitswesen im Einsatz und arbeitet eng mit Organisationen wie der Steiermärkische Krankenanstaltengesellschaft mbH (KAGes), dem Wiener Gesundheitsverbund (WiGev), der Niederösterreichischen Landesgesundheitsagentur (NÖ LGA) und der Österreichischen Gesundheitskasse (ÖGK) zusammen. Auch an der Entwicklung einer langfristigen, österreichweiten Lösung, die sich nahtlos in den Arbeitsalltag und die bestehenden Systeme im Gesundheitswesen integriert, beteiligt sich FTAPI aktiv.
Fazit: Jetzt handeln und auf sichere Digitalisierung setzen
Insgesamt stellt das Faxverbot das österreichische Gesundheitswesen vor große Herausforderungen – aber auch vor die Chance, Kommunikation und Prozesse sicherer und effizienter zu gestalten. Denn das Faxgerät wird nicht ohne Grund ausgetauscht: Es gilt als unsicher und ineffizient. Die Diskussionen um das österreichische Faxverbot sind damit nicht nur lokal, sondern auch für Deutschland und die Schweiz relevant. Auch dort steht das Fax zu Recht immer mehr auf dem Prüfstand.
Wer jetzt aktiv wird, erfüllt gesetzliche Anforderungen und profitiert langfristig von einem modernen digitalen Datenaustausch. Bewährte Lösungen wie FTAPI ermöglichen dabei einen reibungslosen Übergang – ohne Wartezeiten, ohne Risiko und mit maximaler Zukunftssicherheit.