Hier ein Cybervorfall, da ein Compliance-Verstoß, dort eine verlorene Datei: Wenn Daten nicht sicher fließen, steht für Versicherungen schnell mehr als nur der gute Ruf auf dem Spiel. Wer heute noch auf unsichere Übertragungswege oder manuelle Prozesse setzt, riskiert Datenverluste, hohe Bußgelder für Verstöße, Reputationsverluste – und das Vertrauen von Kunden und Partnern. So können Sicherheitslücken oftmals Millionen kosten.
Dabei ist längst klar, was gemäß DSGVO und DORA für Versicherungen regulatorisch gefordert wird: Sensible Daten müssen verschlüsselt, nachvollziehbar und abgesichert verarbeitet werden. Doch in welchen Situationen wird das wirklich kritisch? Und wo lauern die größten Risiken?
Wir zeigen Ihnen hier fünf typische Anwendungsfälle, in denen sicherer Datenaustausch für Versicherungen essenziell ist – um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, Prozesse effizienter zu gestalten und die Resilienz des Unternehmens zu stärken.
1. Schadensdokumentationen sicher übertragen
Das Szenario: Ein Kunde meldet einen Autounfall und soll zur Schadenbearbeitung Bilder vom Fahrzeug, Gutachten, Rechnungen und ärztliche Atteste an seinen Versicherer senden. Diese Unterlagen enthalten besonders sensible Informationen.
Risiken und Herausforderungen:
- Unsichere Übermittlungswege: Viele Versicherte schicken Dokumente noch per E-Mail, oft unverschlüsselt oder mit offenen Anhängen. Das bietet Angriffsfläche für Hacker und birgt massive Risiken für Datenlecks oder -manipulation.
- Fehlende Zugriffskontrolle: Einmal versandte E-Mails lassen sich kaum kontrollieren. Wer die Datei öffnet oder weiterleitet, ist nicht nachvollziehbar. Sensible Informationen könnten an falsche Personen gelangen.
Regulatorischer Kontext: DSGVO und DORA fordern, dass besonders schützenswerte Daten technisch und organisatorisch sicher verarbeitet werden. Für die Übertragung muss es geeignete Verschlüsselungs- und Zugangskontrollen geben.
Die Lösung:
- Sichere Uploads: Moderne Upload-Portale (z. B. FTAPI SecuForms) mit automatischer Verschlüsselung bieten Versicherten eine geschützte Umgebung, um auch große Dateien problemlos zu übertragen.
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Alle übermittelten Daten bleiben in jeder Phase der Übertragung verschlüsselt. Nur berechtigte Personen können sie einsehen.
- Zugriffsmanagement: Durch rollenbasierte Berechtigungen und Authentifizierung (z. B. via Zwei-Faktor-Login) wird ebenfalls sichergestellt, dass nur autorisierte Personen Zugang erhalten
2. Mit Großkunden und Partnern sicher kommunizieren
Das Szenario: Ein Unternehmen schließt für seine Mitarbeiter eine Gruppenunfall- oder betriebliche Krankenversicherung ab. Es übermittelt regelmäßig große Mengen Daten und Schadensberichte – inklusive sensibler personenbezogener Daten (z. B. zur Anmeldung neuer Mitarbeiter, in Schadensfällen oder zur Leistungsabrechnung).
Risiken und Herausforderungen:
- Massenverarbeitung sensibler Daten: Die Kommunikation zwischen Versicherern und ihren Firmenkunden umfasst oft ganze Belegschaftslisten mit Namen, Geburtsdaten, Gehaltsangaben oder Gesundheitsinformationen. Ein einzelner Fehler kann gleich hunderte Personen betreffen.
- Unstrukturierter Austausch: Daten werden per E-Mail, Excel-Listen oder in Freigabeordnern aus ungesicherten Cloud-Speichern heraus verschickt, ohne ausreichende Verschlüsselung oder Versionierung.
- Zugriffsrisiken bei Partnern: Externe Partner verfügen eventuell nicht über sichere IT-Infrastrukturen – was bedeutet, dass einmal geteilte Informationen außerhalb des direkten Kontrollbereichs liegen.
- Fehlende Nachvollziehbarkeit: Ohne revisionssichere Dokumentation lässt sich im Streitfall nicht beweisen, wer wann welche Daten erhalten oder gesendet hat.
Regulatorischer Kontext: Gemäß DSGVO ist Geschäftskundenkommunikation datenschutzrechtlich relevant, sobald dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden. Plus: Laut DORA müssen Versicherungen die Integrität, Verfügbarkeit und Vertraulichkeit der übermittelten Informationen auch dann sicherstellen, wenn externe Stakeholder eingebunden sind.
Die Lösung:
- Sichere Datenräume: DSGVO-konforme, verschlüsselte Datenräume (z. B. FTAPI SecuRooms) bieten eine kontrollierte Umgebung für den regelmäßigen Austausch großer Datenmengen. Sie sind nur für autorisierte Partner zugänglich und ermöglichen rollenbasierten Zugriff.
- Automatisierte Schnittstellen: Für besonders effiziente Kommunikation lassen sich Datenübertragungen direkt aus Partner- oder CRM-Systemen automatisieren, zum Beispiel mit APIs oder FTAPI SecuFlows. Das reduziert Medienbrüche und Fehler.
- Protokollierung und Nachvollziehbarkeit: Jede Aktion im Datenraum wird dokumentiert. Versicherungen können nachvollziehen, wann Daten hochgeladen, abgerufen oder gelöscht wurden – das schafft Transparenz.
3. Medizinische Unterlagen sicher übermitteln
Das Szenario: Ein Versicherungsnehmer muss für seine Krankenversicherung ärztliche Atteste, Befunde, Röntgenbilder oder Therapiepläne einreichen. Oft geht es dabei um mehrere Dokumente, die an unterschiedlichen Stellen gebraucht werden.
Risiken und Herausforderungen:
- Extrem sensible Daten: Gesundheitsdaten unterliegen einem besonders hohen Schutz. Laut Art. 9 DSGVO gelten sie als „besondere Kategorie personenbezogener Daten“ – für ihre Verarbeitung gelten daher strengste Anforderungen.
- Unsichere Übermittlungswege: Viele Kunden versenden Unterlagen noch per unverschlüsselter E-Mail, per Post oder laden sie auf Plattformen hoch, deren Sicherheitsniveau unklar ist.
- Fehleranfällige, manuelle Prozesse: Es besteht die Gefahr, dass Unterlagen in falsche Hände geraten – zum Beispiel durch falsch eingegebene E-Mail-Adressen. Versicherer müssen Unterlagen außerdem manuell sichten, speichern, weiterleiten – das kostet Zeit, ist fehleranfällig und erschwert die Nachverfolgbarkeit.
Regulatorischer Kontext: Medizinische Daten dürfen laut DSGVO nur mit ausdrücklicher Einwilligung verarbeitet werden – und müssen technisch und organisatorisch geschützt sein. DORA verlangt zusätzlich, dass jede Kundenkommunikation abgesichert, nachvollziehbar und belastbar erfolgt.
Die Lösung:
- Ende-zu-Ende-verschlüsselte Uploads: Kunden können ihre Unterlagen z. B. über FTAPI SecuForms oder die SubmitBox datenschutzkonform, verschlüsselt und ohne IT-Kenntnisse einreichen.
- Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA): Um den Zugriff zusätzlich abzusichern, können Versicherungen MFA nutzen, z. B. per SMS oder App.
Automatisierte Workflows: Eingereichte Unterlagen können automatisch (z. B. über FTAPI SecuFlows) in interne Systeme eingespeist oder kategorisiert werden – z. B. nach Versicherungsart oder Schadenfallnummer.
4. Zusammenarbeit mit Externen
Das Szenario: Ein Versicherer arbeitet im Schadensfall mit externen Gutachtern, Anwälten und Behörden. Er muss dabei sensible Daten wie Schadensakten, Verträge oder Ermittlungsberichte sicher teilen und empfangen – häufig über einen längeren Zeitraum und mit mehreren Beteiligten gleichzeitig.
Risiken und Herausforderungen:
- Unklare Zugriffsrechte und Versionen: Werden Dokumente per E-Mail oder in offenen Cloud-Ordnern geteilt, fehlt die Kontrolle darüber, wer wann auf welche Daten zugreift. Bei mehreren Bearbeitern kommt es schnell zu unterschiedlichen Dateiversionen, doppelten Bearbeitungen oder Datenverlust.
- IT-Sicherheitslücken bei Dritten: Externe Partner nutzen möglicherweise nicht dieselben Sicherheitsstandards – oder speichern Daten lokal auf nicht abgesicherten Endgeräten.
- Keine Nachvollziehbarkeit: In klassischen Szenarien ist oft nicht lückenlos dokumentierbar, wann welches Dokument wem zur Verfügung gestellt oder bearbeitet wurde – ein Risiko für Audit und Revisionssicherheit.
Regulatorischer Kontext: DORA verpflichtet Versicherungen dazu, externe Partner in ihre Sicherheitsstrategie einzubeziehen. Alle Verträge mit IT-Dienstleistern, die personenbezogene Daten einsehen können, müssen DORA-konform sein. Regelmäßige Risikoprüfungen sind Pflicht – Versicherungen müssen sicherstellen, dass externe IT-Partner keine Schwachstellen in die Wertschöpfungskette bringen.
Die Lösung:
- DSGVO-konforme Datenräume (z. B. FTAPI SecuRooms): Versicherer können geschlossene, rollenbasierte Arbeitsbereiche einrichten, in denen interne und externe Beteiligte Daten austauschen – mit lückenloser Protokollierung.
- Granulare Zugriffsrechte: Dokumente lassen sich gezielt freigeben – mit unterschiedlichen Rechten (z. B. nur Lesen, nur Hochladen oder Kommentieren).
- Automatische Lösch- und Archivierungsregeln: Zeitlich begrenzte Zugriffsrechte, Downloadlimits und automatische Lösch- und Archivierungsfristen sorgen für Ordnung und stellen sicher, dass sensible Daten nicht unnötig lange verfügbar sind.
5. IT-Sicherheitsvorfälle an Behörden melden
Das Szenario: Ein Versicherer bemerkt eine verdächtige Datenbewegung. Kurz darauf wird klar: Es handelt sich um einen Cyberangriff, Kundendaten könnten betroffen sein. Jetzt zählt jede Minute – laut DORA müssen IT-Sicherheitsvorfälle innerhalb von 24 Stunden an die zuständigen Behörden gemeldet werden.
Risiken und Herausforderungen:
- Keine standardisierten Prozesse: Ohne festgelegte Workflows vergeht wertvolle Zeit mit Abstimmungen und Zuständigkeitsfragen. Informationen kommen bei den Behörden oft unvollständig, verspätet oder im falschen Format an.
- Unsichere Kommunikationskanäle: Sensible Vorfalldaten werden teils noch per E-Mail an Behörden oder interne Stellen übermittelt – nicht verschlüsselt und nicht nachvollziehbar.
- Abhängigkeit von interner Infrastruktur: Bei einem größeren IT-Ausfall sind interne Systeme unter Umständen nicht erreichbar.
Regulatorischer Kontext: DORA verlangt, dass IT-Vorfälle innerhalb von 24 Stunden gemeldet werden – mit strukturierten Informationen zu Ursache, Auswirkung, Gegenmaßnahmen und Zeitverlauf. Die DSGVO greift zusätzlich, wenn personenbezogene Daten betroffen sind – auch hier gelten Meldepflichten an die Datenschutzbehörde und ggf. die betroffenen Personen.
Die Lösung:
- Sichere Übertragungswege: Meldungen sollten über Ende-zu-Ende-verschlüsselte Kanäle (z. B. FTAPI SecuMails) erfolgen, die auch verfügbar sind, wenn das eigene System wegen eines Angriffs ausfällt.
- Redundante Notfallkommunikation: Notfallpläne, Kontaktlisten und Vorlagen können in externen, abgesicherten Datenräumen (z. B. FTAPI SecuRooms) hinterlegt werden – so sind sie auch bei einem Systemausfall zugänglich.
Fazit: Sicherer Datenaustausch ist nicht „nice to have“, sondern Pflicht
Diese fünf Anwendungsfälle machen deutlich: Sicherer Datentransfer ist längst kein reines IT-Thema mehr. Er ist das Rückgrat digitaler Prozesse in Versicherungen – überall dort, wo sensible Informationen verarbeitet, geteilt oder gemeldet werden.
Mit DORA und den Vorgaben der DSGVO reicht es nicht mehr aus, Daten irgendwie zu übertragen – sie müssen geschützt, nachvollziehbar und regelkonform verarbeitet werden. Für viele Versicherer bedeutet das: Prozesse neu denken, IT-Drittrisiken aktiv steuern und gleichzeitig die Balance zwischen Sicherheit, Effizienz und Nutzerfreundlichkeit halten.
Moderne Lösungen wie die FTAPI Plattform unterstützen hier. Sie ermöglichen Ende-zu-Ende-verschlüsselten Datenaustausch und automatisierte, auditierbare Abläufe, die sich reibungslos in bestehende Strukturen integrieren lassen – ohne großen IT-Aufwand.
Wer jetzt handelt, erfüllt also nicht einfach nur gesetzliche Anforderungen. Er verschafft sich einen echten Vorsprung: durch mehr Sicherheit, schlankere Prozesse und ein gestärktes Vertrauen bei Kunden, Partnern und Aufsichtsbehörden.